POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Agencia de Aduanas Ascointer SAS Nivel 1, con domicilio en la ciudad de Cartagena-Bolívar en el barrio
Manga Cra 24 # 26-42, Teléfono fijo +57 5 6600900, correo electrónico: [email protected] y página Web
2. IDENTIFICACIÓN DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE BASE DE DATOS DE PROVEEDORES
Juan Pablo Awad Zaher, con domicilio en la Ciudad de Cartagena, en el Barrio
Manga Cra 24 # 26-42, Teléfono fijo +57 5 6600900, correo electrónico: [email protected]
3. OBJETIVO
Establecer las políticas de control para garantizar la protección de datos personales transmitidos y recibidos de parte de los proveedores, dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 la cual se dicta disposiciones generales para la protección de esta información, y el Decreto 1377 de 2013 que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
4. ALCANCE
Aplica a todos los titulares de datos personales, y a los encargados del tratamiento de la información.
5. GLOSARIO
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento (ej. Base de Datos de clientes, entre otras).
• Dato personal: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede llegar a generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
• Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Habeas Data: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
• Titular: Persona natural y/o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Titular del dato: Es la persona natural y/o jurídica a la cual se refieren los datos.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez, es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
6. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
6.1 Legalidad: El Tratamiento debe sujetarse a lo establecido en la Ley.
6.2 Finalidad: La finalidad del Tratamiento debe ser legítima, e informada al titular.
6.3 Debido cuidado: Los datos personales son un activo crítico para la compañía AGENCIA DE ADUANAS ASCOINTER SAS NIVEL 1 y deben ser recolectados, manipulados y protegidos con el debido cuidado.
6.4 Límite razonable: Se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo que es esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación de negocios, así como el cumplimiento de los fines autorizados por el Titular.
6.5 Libertad: El dato puede ser tratado sólo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular o por mandato legal o judicial.
6.6 Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6.7 Transparencia: Debe garantizarse el derecho del titular a obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones.
6.8 Acceso y circulación restringida: El Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la Ley.
6.9 Seguridad: La información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
6.10 Confidencialidad: Los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y sólo se pueden suministrar en los términos de la Ley.
6.11 Incorporación sistemática: Los principios de Protección de datos personales se implementarán en todos los procesos y procedimientos del negocio.
7. TRATAMIENTO
Agencia de Aduanas Ascointer SAS Nivel 1, actuando en calidad de Responsable del tratamiento de datos personales, y el Sr Juan Pablo Awad Zaher actuando en calidad de Encargado del tratamiento de base de datos de Proveedores, para el adecuado desarrollo de las actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de relaciones con terceros, recolectan, almacenan, usan, circulan datos personales correspondientes a personas naturales y/o jurídicas con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, proveedores.
8. FINALIDAD
Los datos personales son objeto de tratamiento por parte de Agencia de Aduanas Ascointer SAS Nivel 1con las siguientes finalidades:
8.1 Para el fortalecimiento de las relaciones con sus proveedores, mediante el envío de información relevante, la toma de órdenes de Compra y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos por parte de la administración, la evaluación de la calidad del servicio y la invitación a eventos organizados o patrocinados por Agencia de aduanas Ascointer SAS Nivel 1, entre otros.
8.2 Para la interacción y consolidación de información oportuna con sus proveedores, para la verificación del cumplimiento de los estándares de calidad que actualmente tiene la empresa (BASC, ISO9001).
8.3 Para mejorar, promocionar y desarrollar los servicios prestados y los de sus sucursales a nivel nacional.
8.4 Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
8.5 Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, proveedores, para las finalidades antes mencionadas.
9. POLÍTICA
El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas en la Constitución Política de Colombia de acuerdo al artículo 15 que establece que todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Así mismo, señala que en la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución, a su vez, en el artículo 20 de dicho estatuto establece que toda persona tiene derecho a informar y recibir información veraz e imparcial.
Salvo norma legal en contrario, la recolección de los datos sólo puede ejercerse con la autorización previa, expresa e informada del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Cada persona que posea un vínculo con nuestra empresa que implique manejo de información, deberá cumplir las medidas técnicas, humanas y administrativas que establezca la entidad para otorgar seguridad a los datos personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Sólo se permitirá acceso a los datos personales a las siguientes personas:
- Al Titular del dato
- A las personas autorizadas por el Titular del dato
- A las personas que por mandato legal u orden judicial sean autorizadas para conocer la información del Titular del dato.
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
10. RESPONSABILIDADES
Todos los funcionarios serán responsables de:
Cumplir con las políticas definidas en este manual, en cuanto a la protección de datos personales transmitidos y recibidos de parte de los proveedores.
Proteger y mantener a salvo la documentación del anexo entregada por los proveedores.
10.1 Derechos de los Titulares de los datos
Las personas de la entidad que tengan acceso a esta información están obligadas a cumplir estas políticas y deben, respetar y garantizar los siguientes derechos de los Titulares de los datos:
- Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizados accedan a los datos del Titular.
- Obtener copia de la autorización.
- Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en el presente manual.
- Posibilidad de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición a través del correo electrónico [email protected] y/o [email protected] o los contactos detallados en el Acuerdo de confidencialidad. Tiene derecho a acceder a sus datos personales para que le informemos sobre su tratamiento, solicitar posibles rectificaciones de los mismos, manifestar su oposición a determinados tratamientos, o solicitar la cancelación.
- El usuario será el único responsable por la información suministrada en los diferentes formatos diligenciados para conocimiento de la AGENCIA DE ADUANAS ASCOINTER S.A.S. NIVEL 1.
- Cualquier autorización a terceros de los datos personales de los usuarios, será comunicada debidamente a los afectados especificando la identidad de quien va a recibir la información y la finalidad con que se van a tratar los datos que se autorizan.
10.2 Transferencia internacional de datos personales
Cuando se envíen o transfieran datos a otro país será necesario contar con la autorización del Titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la Ley diga lo contrario, es prerrequisito dicha autorización para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de enviar datos personales a otro país, se deberá verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del Titular que permita trasmitir sus datos personales.
11. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
12. ÁREA RESPONSABLE DE LA IMPLEMENTACIÓN Y OBSERVANCIA DE ESTA POLÍTICA
El área de Recursos Humanos y la Administración de Agencia de Aduanas Ascointer SAS tienen a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el tratamiento de datos personales en las diferentes áreas de la empresa están obligados a reportar estas bases de datos a el área de Recursos Humanos y al área Administrativa, según corresponda, y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los titulares de datos personales.
13. El AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de AGENCIA DE ADUANAS ASCOINTER SAS NIVEL 1 y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
a. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
b. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c. Los derechos del titular.
d. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
e. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.
14. GARANTÍAS DEL DERECHO AL ACCESO
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, AGENCIA DE ADUANAS ASCOINTER SAS NIVEL 1 pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
15. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE
El Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada por AGENCIA DE ADUANAS ASCOINTER SAS NIVEL 1, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.
16. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS,
NIÑAS Y ADOLESCENTES
El suministro de los datos personales de menores de edad es voluntario y debe realizarse con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.
17. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS:
17.1 Consultas
Se responderán en un término máximo de Veinte (20) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 20 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
17.2 Reclamos
Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de este Organismo debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante AGENCIA DE ADUANAS ASCOINTER SAS NIVEL 1, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:
17.2.1 Nombre e identificación del Titular
17.2.2 La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
17.2.3 La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
17.2.4 Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.
En caso de que AGENCIA DE ADUANAS ASCOINTER SAS NIVEL 1 no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Si el reclamo resulta incompleto, AGENCIA DE ADUANAS ASCOINTER SAS NIVEL 1 requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.
Una vez recibido el reclamo completo, AGENCIA DE ADUANAS ASCOINTER SAS NIVEL 1 incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de veinte (20) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, AGENCIA DE ADUANAS ASCOINTER SAS NIVEL 1 informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los diez (10) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
18. VIGENCIA
Esta política de protección de datos personales entra en vigencia a partir del 01 de Julio de 2016.
OFICINA PRINCIPAL
Cra. 24 #26 42, Manga
Cartagena de Indias, Bolívar
Tel: +57 318 377 5040
Tel: +57 (605) 660 0900
SUCURSALES
Barranquilla: +57 317 442 7314
Buenaventura: +57 315 499 4025
Bogotá: +57 318 222 5401
Medellín: +57 315 512 5300
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